大多数人并不会使用软件应用程序中内置的所有功能。我们为您推荐我们认为最有用，而且经常使用的那些功能。
下面是我在工作中使用的文字处理软件 Microsoft Word 的四项功能，它节省了时间和金钱。请认真阅读，并看看对您是否有所帮助。
1. 创建和设计公司的信头、模板和其他文档
每个企业都需要正式的信头。您不必去花钱买它。如果您需要设计，可以在 Microsoft Word 中创建并保存为模板，供以后反复使用。
信头不必太复杂；就像公司名称、地址和电话号码那样简单就行了。Word 提供了大量的不同字体，并且您也可以修改字号。
您可能要在信头上增添艺术作品。您可以扫描徽标并在信头中使用。或者还有其他选择。
微软保留了大量的免费剪贴画集锦。例如，如果您要添加一朵花，Microsoft 有 1,000 多种设计。剪贴画集锦只有注册的 Word 用户才能使用。您可以在 Microsoft Office 的剪贴画图库中找到。
微软 还为信函、标签和表单提供了免费的模板。它们位于模板库中（尽管一些模板需要其他软件程序的支持，但是大多数模板可以在 Word 中运行。例如，项目管理模板需要 Microsoft Project 2000 或更高版本的配合。）
2. 将同样的信函同时发给许多人，而不需分别发送。
有时，您需要向所有的客户发送广告，或者您要向所有的员工宣布一项变动，这可能看起来是一项艰巨的任务，但是不必恐慌。Word 的邮件合并功能将事情变得很简单。
Word 使用表格中的一列名称和地址。表格可以在 Word、Access（Microsoft 的一种数据库程序）甚至是 Microsoft Outlook? 中创建。所有这些都属于 Microsoft Office。
很显然，这特别适用于计划的构建。您可能需要数据库，Access 是一种更好的数据库管理工具。但是，它的学习难度比将 Excel（也是 Microsoft Office 的一部分）要难得多。我将使用 Excel 举例说明，但是还会有更多的选择。
从信函开始说起介绍。同一封信要发给每个人，在您写信时，为收件人的地址和名称留出空间。
在设置 Excel 时，很显然需要人员的姓名和地址。您还需要称呼字段。如果 Rocky Jones 是其中一位收件人，可能要加上称呼“尊敬的 Rocky”。如果您与 Rocky Jones 博士的关系很正式，称呼可能是“尊敬的 Jones 博士”。因此，称呼栏中的名称将是“Rocky”或“Jones 博士”。
下一步，打开信函。单击“工具” > “信函和邮件” > “邮件合并向导”。根据向导的说明操作。如果通讯簿和问候语链接没有适当地插入信息，请使用“更多项目”。
除了信函之外，您还可以使用邮件合并功能加上信封和标签的地址。它让生活变得更加简单。
3. 在文档中添加水印，让每一个人都知道这是草稿。
如果您要将计划书分发给员工，不想让员工误以为这是终稿。避免出现这种情况的一种好的方法就是使用“草稿”、“机密”、“样本”或其他您喜欢的任何字样的水印。
在文档中可以清楚地看到水印，但是不会损害文档的清晰度。您甚至可以建立各种颜色的水印。
您还可以使用照片作为水印。假设您开了一间花店，您可以在打印的任何稿件上使用花的图片或照片。很酷吧？
要使用水印，单击“格式” > “背景” > “水印”。进行选择并单击“确定”。如果您要经常使用水印，请创建模板（请参阅上面的第 1 点）。
记住冷色与暖色之间有一根细线条。如果由于水印的影响，人们必须很费劲才能看清文档，他们可能不再往下看。确保您选择了“半透明”或“冲蚀”。
4. 留意别人对文档所做的修改
在销售计划或另一份文档回到您手上时，有时很难看出其他人做了哪些修改。Word 有一个简单的方法告诉您别人做的修改。
下面是 Word 2002 的说明：首先，打开最新的 Word 文档，单击“工具” > “比较和合并文档”。找到原始的 Word 文档。单击以高亮度显示文档。在右下角，单击下拉框，然后选择“合并到当前文档”。
如果是 Word 97 和 Word 2000：单击“工具”。进入“修订”。单击“比较文档”。找到原始的 Word 文档并单击，以便高亮度显示文档。单击“打开”。
有时，编写文档很费神，以致想不起来要做什么。回头看看以前的版本可能会有所帮助。
在 Word 中这很容易做到。单击“文件” > “版本”。选择“关闭时自动保存版本”。每次您关闭文档，都会保存文档。
在您要看旧版本时，按照同样的菜单路径。所有的版本都会列在框中，最近的版本列在最前面。高亮度显示所需的版本并单击“打开”。
您可以取消选择“关闭时自动保存版本”复选框，关闭这种“版本控制”功能。或者，您可以删除单个版本。只需高亮度显示要删除的版本，并单击“删除”。
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